Manajemen Kualitas

Manajemen Kualitas

Pengertian Sistem Manajemen Kualitas, Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas (QMS) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.

Definisi kualitas adalah:
1. Philip B. Crosby
Kualitas adalah kesesuaian terhadap persyaratan (conformance to requirement of spesification), seperti jam yang tahan air atau sepatu yang tahan lama. Pendekatan Crosby adalah proses top-down.
2. W. Edwards Deming
Kualitas adalah pemecahan masalah untuk mencapai penyempurnaan terus-menerus. Pendekatan Deming adalah bottom-up.
3. Joseph M. Juran
Kualitas adalah kesesuaian dengan penggunaan (fitness for use), seperti sepatu yang dirancang untuk olahraga. Pendekatan Juran adalah orientasi pada pemenuhan harapan pelanggan.
4. Westinghouse
Kualitas adalah performa kerja yang dapat memenuhi keinginan customer secara cepat dan tepat.

Kualitas menurut ISO 9000:2000 adalah derajat atau tingkat karakteristik yang melekat pada produk yang mencukupi persyaratan atau keinginan.
Secara konvensional Kualitas biasanya menggambarkan karakteristik langsung suatu produk, seperti: penampilan, keandalan, kemudahan penggunaan, estetika, dan sebagainya. Definisi strategik menyatakan bahwa kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan.
Manajemen Kualitas adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorangmanager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas.
Hal halyang menyangkut kualitas yang di maksud diatas adalah :• Produk / pelayanan / proses pelaksanaan.• Proses management proyek itu sendiri.Didalam tuntutan zaman , dan dalam era persaingan bebas, kita harus banyak belajar tentang hal-hal yang menyangkut proses manajemen dalam lingkungan kerja, terutama tentang pentingnya sistem dan realisasinya dalam proyek di lapangan.

Management kualitas Proyek
Pada bagian ini di fokuskan pada proses dari management proyek. Ada 2 model atau teknik yangtelah sukses di gabungkan dan di terapkan dalam pelatihan di konsultan konsultan konstruksidalam meningkatkan kinerja proses dari management proyek, antara lain : Continuous QualityModel dan Process Quality Management Model.
Continuous QualityModel merupakan cara yang digunakan sebuah perusahaan yang mana dapat digunakan untuk meningkatkan proses bisnis mereka. Ini merupakan cara hidup dari semua organisasi yang inginmencapai posisi yang kompetitif dalam arus industrisasi yang cepat.
Process Quality Management Model menghubungkan faktor kesuksesan yang kritis pada proses bisnis .Ini membangun dasar pondasi yang mana Continous Quality Management Model meneruskanmengadakan suatau analisis yang terhadap langkah langkah dan proses dalam meningkatkan danmemanfaatkan kesempatan yang ada.Penggunaan kualitas dalam proyek konstruksi.

Ada 6 (enam) lingkup dari pekerjaan proyek yang mana kualitas harus diuji dan diperiksa yaitu :
• Kualitas dari penerangan dan keputusan dari klien
• Kualitas dari proses disain
• Kualitas Material dan komponen
• Kualitas dari kumpulan proyek
• Kualitas dari kegiatan management proyek
• Management proyek sebagai rata-rata dari peningkatan kualitas proyek

Syarat penggunaan dalam Quality Managemant

• Inspeksi
Inspeksi merupakan alat untuk mengukur kegiatan proses konstruksi untuk memeriksa apakah standard spesifikasi sudah dicapai
• Quality control
Pengendalian Mutu (Quality Control) adalah teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan/perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.

Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp.10-11):
• Sistem manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama, antara lain sebagai berikut: transcendent quality yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan; product based quality yaitu suatu atribut produk yang memenuhi kualitas; user based quality yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk; manufacturing based quality yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar; value based quality yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.
• Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.
• Sistem manajemen kualitas berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen kualitas tidak akan efektif sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini, sistem manajemen kualitas merupakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan korelasi. Proporsi terbesar harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.
• Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for feedback and feedforward).

Tahapan Penerapan Sistem manajemen Kualitas
Terdapat beberapa tahapan dalam menerapkan suatu sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp. 11-17):
1. Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan.
2. Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi
3. Menetapkan suatu kelompok kerja atau komite pengaruh yang terdiri dari manajer-manajer senior
4. Menugaskan wakil manajemen (management representative)
5. Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi system
6. Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang sekarang
7. Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab
8. Menciptakan kesadaran kualitas (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi.
9. Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen kualitas dalam manual kualitas (buku panduan)
10. Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur
11. Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur terperinci
12. Memperkenalkan dokumentasi
13. Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam system
14. Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen kualitas.

Ada tiga alasan kualitas merupakan sesuatu yang penting yaitu:
1. Reputasi perusahaan
2. Keandalan produk
3. Keterlibatan global

Ada empat kategori biaya kualitas yang disebut cost of quality yaitu:
1. Prevention cost
Biaya yang terkait dengan pengurangan komponen atau jasa yang rusak, contoh: peletihan, program peningkatan kualitas.
2. Appraisal cost
Biaya yang dikaitkan dengan proses evaluasi produk, proses, komponen dan jasa, contoh: biay apercobaan, laboratorium, pengujian.
3. Internal failure
Biaya yang diakibatkan proses produksi yang menyebabkan kerusakan sebelum dikirim ke konsumen, contoh: rework, scrap, downtime.
4. External failure
Biaya yang terjadi setelah pengiriman produk ke konsumen, contoh: retur, biaya social.

Standar kualitas tunggal (Single Quality Standard) adapun yang telah ada diantaranya:
1. ISO 9000 yang memfokuskan standar kualitas pada prosedur manajemen, kepemimpinan, dokumentasi secara rinci, instruksi kerja dan pelaporan.
2. ISO 9001 : terdiri dari 2.000 komponen untuk melihat kualitas.
3. ISO 14000 yangg memasukkan unsure standar manajemen lingkungan yang berisi lima elemen dasar yaitu:
a. Manajemen lingkungan
b. Auditing
c. Evaluasi kinerja
d. Pelabelan
e. Penaksiran siklus hidup

Keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan standar kualitas tersebut diantaranya adalah:
1. Citra positif dari masyarakat dan mengurangi eksploitasi pada pertanggung jawaban.
2. Pendekatan sistimatis yang bagus pada pencegahan terhadap polusimelalui minimisasi dampak ekologi pada produk dan aktifitas.
3. Memenuhi ketentuan yang berlaku dan kesempatan memeperoleh keunggulan bersaing.
4. Mengurangi kebutuhan audit yang bermacam-macam.


Dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan kualitas, maka banyak peryusahaan menerapkan konsep yang dikenal dengan TQM (Total Quality Management) yaitu Manajemen organisasi keseluruhan yang menjadikannya unggul dalam semua aspek produk barang dan jasa yang penting bagi konsumen.
TQM penting karena keputusan kualitas mempengaruhi setiap keputusan utama dalam manajemen operasional yang dibuat. Adapun konsep ini sebetulnya mengacu pada 14 prinsip dari W. Edwards Deming yang kemudian dikembangkan menjadi enam konsep program TQM yang efektif

Adapun 14 Poin Deming adalah sbb:
1. Membuat tujuan yang konsisten
2. Memimpin dalam mempromosikan perubahan.
3. Membangun kualitas pda produk, menghentikan ketergantungan pada inspeksi untuk menangkap permasalahan.
4. Membangun hubungan jangka panjangberdasarkan kinerja bukan pada harga.
5. Meningkatkan produk, kualitas, dan jasa secara terus menerus.
6. Memulai pelatihan.
7. Menekankan kepemimpinan.
8. Membuang rasa takut.
9. Mendobrak batasan antar departemen.
10. Menghentikan pidato panjang lebar pada pekerja.
11. Mendukung, membantu, memperbaiki.
12. Mendobrak penghalang untuk bangga atar kinerja masing-masing.
13. Mendidikan program pendidikan yang kuat dan perbaikan mandiri.
14. Menempatkan orang di perusahaan untuk bekerja pada suatu transformasi.


Sedangkan enam konsep program TQM yang efektif adalah:

1. Perbaikan terus menerus, menggunakan model diantaranya:
a. PDCA (Plan Do Check Act) yaitu model dalam melakukan perbaikan terus menerus dengan merencanakan, melakukan, memeriksa , dan melakukan tindakan.
b. Six Sigma atau Kaizen yaitu menjelaskan proses dari suatu perbaikan yang tidak pernah berhenti dengan penetapan pada pencapaian tujuan yang lebih tinggi. Konsep ini banyak diterapkan di Amerika maupun Jepang.
c. Zero defect yaitu prosrsd produk tanpa cacat yang juga digunakan untuk menjelaskan usaha perbaikan yang terus menerus. Konsep ini banyak diterapkan di Amerika Serikat.
2. Pemberdayaan Karyawan
Adalah memperluas pekerjaan karyawan sehingga tanggung jawab dan kewenangan tambahan dipindahkan sedapat mungkin pada tingkat terendah dalam organisasi.
Teknik yang digunakan termasuk:
a. membangun jaringan komunikasi yang melibatkan karyawan.
b. Membentuk penyelia yang terbuka dan mendukung.
c. Memindahkan tanggung jawab dari manajer dan staf pada karyawan di bagian operasi.
d. Membangun organisasi yang memiliki moral yang tinggi.
e. Menciptakan struktur organisasi formal sebagai tim dan lingkaran kualitas.
3. Benchmarking
Yaitu pemilihan standar kinerja yang mewakili kinerja terbaik sebuah proses atau aktifitas.
4. Just in Time (JIT)
JIT berkaitan dengan tiga hal yaitu:
a. JIT memangkas biaya kualitas
b. JIT meningkatkan kualitas
c. Kualitas yang lebih baik berarti persediaan yang lebih sedikit, serta system JIT yang lebih baik dan mudah digunakan.
5. Konsep Taguchi
Dalam konsep ini disediakan tiga hal yang bertujuan memperbaikai kualitas produk dan proses yaitu:
a. Ketangguhan kualitas (quality robustness)
b. Fungsi kerugian kualitas (quality loss function-QLF)
c. Kualitas berorientasi target (target oriented quality)
6. Pengetahuan mengenai Alat-alat TQM , yang paling umum ada tujuh macam yaitu:

a. Lembar Pengecekan (Check Sheet)
Adalah formulir yang didisain untuk mencatat data.
b. Diagram Sebar (Scatter Diagram)
Menunjukkan hubungan antar-dua perhitungan
c. Diagram Sebab Akibat (Cause and Effect Diagram) atau diagram ishikawa atau diagram tulang ikan (Fish Bone Diagram)
Adalah teknik skematis yang digunakan untuk menemukan lokasi yang mungkin pada permasalahan kualitas.
d. Diagram Pareto (Pareto Chart)
Adalah sebuah cara menggunakan diagram untuk mengidentifikasi masalah yang sedikit tetapi kritis tertentu dibandingkan dengan masalah yang banyak tetapi tidak penting.
e. Diagram Alir (Flow Chart)
Adalah diagram balok yang secara grafis menerangkan sebuah proses atau system.
f. Histogram
Menunjukkan cakupan nilai sebuah perhitungan dan frekuensi dari setiap nilai yang terjadi.
g. Statistical Process Control (SPC)
Adalah sebuah proses yang digunakan untuk mengawasi standar, membuat pengukuran dan mengambil tindakan perbaikan selagi sebuah produk atau jasa sedang diproduksi.